Regardons maintenant comment faire passer vos messages efficacement.
Notre objectif : développer une communication efficace dans notre environnement technologique et multimédia.
« Parler est un besoin. Écouter est un art ».
Goethe avait déjà compris, à l’époque, toute la difficulté de bien communiquer. Si l’on ajoute à cela la multiplicité des technologies d’aujourd’hui, le défi est de taille.
Utilisez les outils à votre disposition
Votre quotidien est complexe ! Vous devez jongler entre votre travail, des déplacements fréquents, de nombreuses réunions, des sollicitations imprévues de votre n+1, mais aussi des autres directions de l’entreprise… et bien entendu votre rôle de manager.
Les nouvelles technologies ont permis de faciliter la circulation de l’information. Vous devenez un manager connecté en bénéficiant d’outils de communication et de partage !
Des suites logicielles comme Microsoft Office proposent de nombreux outils pour faciliter la communication des équipes. Mais vos choix ne s’arrêtent pas là. On estime que la plupart des moyennes et grandes entreprises utilisent entre 50 et 75 plateformes logicielles différentes. Nous en mentionnerons quelques-unes plus loin dans cette section.
E-mails
C’est la méthode de communication la plus utilisée lors d’un travail en équipe, à condition de vous en servir à bon escient ! En effet, ils envahissent rapidement votre boîte de réception et deviennent alors inefficaces. L’idée à bien avoir à l’esprit, c’est que votre boîte mail c’est le chaos : vous ne maitrisez pas son remplissage. En reprenant son contrôle, vous reprenez le contrôle de votre temps.
Selon une étude de McKinsey, nous passons en moyenne plus d’un quart de notre journée sur notre boîte mail !
Pour éviter d’être submergés par ce chaos, certains managers n’ouvrent leur boîte mail que 2 ou 3 fois par jour pendant 15 minutes. Ils pratiquent alors la politique “empty inbox” en classant les emails par type de taches (travail en profondeur, travail en batch, …). Ils bloquent ensuite des temps dédiés dans leur emploi du temps pour les traiter. De cette manière, ils gardent le contrôle de leur messagerie !
Réunions virtuelles
Plus besoin aujourd’hui d’être dans la même pièce que vos collaborateurs pour échanger avec eux et les « réunir virtuellement ».
Vous pouvez vous connecter à partir de votre ordinateur portable, votre tablette et même depuis votre smartphone.
En outre, vous avez accès à des serveurs de partage de documents, généralement sur un cloud dédié à l’entreprise, pour travailler directement ensemble sur un même support.
Pour organiser et animer vos visioconférences, voici quelques outils :
- Miro pour concevoir des activités de mind-mapping grâce à des tableaux blancs collaboratifs.
- Whereby pour réunir de petites équipes, jusqu’à 4 personnes, gratuitement, sur une plateforme de visioconférence qui ne nécessite pas de téléchargement préalable.
- Google Meet pour des réunions avec plus de participants et plus de fonctionnalités : enregistrer des réunions, partager votre écran, diffuser des vidéos en HD, etc.
- Klaxoon pour créer des tableaux blancs, des sessions post-it, des sondages…
- MindMeister pour créer des mind-maps (cartes mentales) partagées dans vos réunions créatives.
Outils de gestion de planning
Vous pouvez utiliser votre logiciel de messagerie ou des logiciels de prise de rendez-vous comme Doodle, Framadate ou encore Calendly.
Réseau social d’entreprise
C’est un moyen efficace de lutter contre la perte de temps liée à la gestion des boîtes mail. Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à opter pour un « Facebook interne ».
Les outils de travail collaboratif
Le travail à distance ou en asynchrone vous demandera de recourir à des outils spécifiques pour faciliter la collaboration entre tous les collaborateurs de votre équipe
Pour partager des documents :
- Google Drive qui permet de travailler de manière collaborative sur un même document
- WeTransfer pour envoyer des fichiers trop volumineux pour être envoyés par e-mail
Pour gérer tous vos projets :
- Notion est un outil de gestion de projet très complet qui fournit de multiples options de visualisation
- Trello pour les adeptes de la méthode Kanban, en plus évolué et très facile à utiliser et à partager
Messagerie instantanée
La messagerie instantanée remplace très bien l’e-mail lorsqu’elle est utilisée au sein d’une petite équipe. C’est loin d’être le cas à l’échelle de l’entreprise. Et si elle permet de garder une cohésion au sein des équipes, elle peut cependant nuire à la concentration. C’est un canal de plus à consulter.
Quelques messageries instantanées que vous pouvez utiliser :
- Slack pour créer des conversations instantanées organisées par thématique, avec un système de partage des données bien ficelé
- Discord présente des fonctionnalités similaires à Slack et un outil plus optimisé pour le chat vocal
Validez bien avec votre service informatique les aspects de sécurité de votre solution !
Communiquez par e-mail
L’e-mail reste un outil de facilité !
Je vous recommande de privilégier l’e-mail dans les situations suivantes :
- la réponse à un e-mail ;
- une demande d’information ponctuelle et non urgente ;
- la diffusion d’un document de travail, d’un compte rendu ou d’une note interne de l’entreprise ;
- une invitation à une réunion.
Je vous déconseille d’utiliser l’e-mail pour :
- des félicitations : rien ne remplace un échange oral ! Vous pouvez néanmoins envoyer un e-mail pour féliciter toute l’équipe pour une réussite collective en les invitant par exemple à un pot où vous renouvellerez vos félicitations ;
- des reproches à un membre de votre équipe. On ne recadre jamais par e-mail ;
- un risque de polémique qui ne fera qu’envenimer les échanges ;
- une question urgente : votre destinataire n’est peut-être pas devant son ordinateur ou son smartphone. Dans ce cas, il vaut mieux lui téléphoner ou aller directement le voir.
Quelques astuces pour rédiger un e-mail
L’e-mail est une communication écrite, qui peut être conservée par son destinataire. Attention donc, car cela laisse des traces et peut être repris sans le contexte d’origine.
Pensez à bien rédiger l’objet du message afin d’attirer l’attention de votre destinataire et de donner le sujet que vous abordez.
Adoptez un style simple (pas de mots compliqués), mais surtout pas de style SMS. Soyez bref et concis. Si vous avez une pièce jointe, présentez uniquement des éléments clés et synthétiques dans le corps de l’e-mail.
Soyez positif et engagé dans la formulation. Si vous devez annoncer une mauvaise nouvelle, décrivez un aspect positif qui peut en découler…
Enfin, relisez-vous afin d’éviter les erreurs d’orthographe et vous assurer que votre message est clair !
Faites une présentation en public
Une présentation en public est souvent perçue comme un « moment de vérité” dans la vie professionnelle d’un manager.
Préparez votre intervention
Il vous faut travailler le fond de votre présentation et créer les supports visuels que vous allez utiliser. Pensez également aux transitions entre vos slides afin de conserver l’attention de votre auditoire.
Adaptez surtout votre discours au niveau de connaissance du sujet de vos interlocuteurs.
Soyez concis dans vos slides, en limitant le nombre de mots et de lignes. C’est vous qui donnez l’information, pas vos slides ! Votre auditoire ne doit pas se sentir obligé de les lire…
En pratique :
- une seule idée sur un visuel ;
- une image qui supporte votre idée ;
- de la couleur pour attirer l’attention sur des points importants.
Il n’y a pas de secret, il faut répéter votre présentation pour vous sentir plus à l’aise sur le contenu et également pour bien mesurer la durée de votre exposé.
Le jour J, assurez-vous que tout est OK
La salle est prête, il n’y a pas de problème de température, la présentation est bien sur l’ordinateur de celui qui va projeter, le rétroprojecteur fonctionne…
Soignez l’introduction
C’est le moment où vous pouvez capter l’attention de votre audience. Elle doit être claire et donner envie.
Vous pouvez par exemple utiliser une accroche sous forme d’une question fermée (réponse par oui ou par non) pour capter l’attention et annoncer votre sujet.
Pendant votre intervention
Restez vous-même : n’essayez pas de jouer un rôle !
Gardez le contact visuel avec la salle pour que chaque personne ait l’impression que vous vous adressez à elle. Exploitez le langage non verbal pour renforcer votre message avec la position de votre corps, vos déplacements, vos gestes…
Parlez posément : vous avez le temps ! En même temps, faites preuve d’enthousiasme et donnez du rythme :
- en faisant des phrases courtes ;
- en jouant sur les pauses ;
- en impliquant votre auditoire.
Et surtout, sachez que vous avez un avantage majeur sur la salle. Vous aurez toujours un coup d’avance sur les participants, car vous savez où vous voulez les emmener.
Pour optimiser vos présentations professionnelles et renforcer vos compétences orales, nous vous recommandons de suivre les cours OpenClassrooms “Améliorez l’impact de vos présentations” et “Prenez la parole en public”.
Développez une écoute active
La communication doit fonctionner dans les 2 sens. L’écoute est une compétence que vous devez développer. Nous avons tous la fâcheuse tendance de vouloir à tout prix convaincre notre entourage, et pourtant…
L’écoute active est aussi appelée « écoute bienveillante » ou « écoute humble ». Elle permet d’instaurer un climat de confiance avec votre interlocuteur.
Elle peut être résumée en 3 étapes :
1) Questionner en privilégiant des questions ouvertes qui vont faciliter l’échange
2) Écouter vraiment
- sans interrompre votre interlocuteur ;
- en étant pleinement centré sur la personne (et non sur son smartphone ou sur son ordinateur…) ;
- en faisant attention au contenu et aux mots utilisés ;
- en prenant des notes au besoin ;
- en étant attentif aux expressions du visage, aux intonations de voix, aux gestes et à l’attitude ;
- en vous concentrant sur ce que vous ressentez en écoutant votre interlocuteur.
3) Reformuler pour assurer votre interlocuteur de votre compréhension
- en synthèse de ce qui a été exprimé avec vos propres mots ;
- en vous assurant auprès de lui d’avoir bien compris ;
- en le mettant en confiance pour qu’il continue à approfondir certains éléments.
Et surtout, ne jugez pas et n’interprétez pas !
Votre objectif est d’être à l’écoute pour comprendre ce que la personne vous dit et lui montrer toute l’attention que vous lui portez.
Si vous souhaitez en savoir plus sur l’écoute active, vous pouvez suivre ce chapitre du cours sur la gestion des conflits !
En résumé
- Devenez un manager connecté sans pour autant négliger les relations humaines en utilisant les canaux de communication adaptés comme :
- E-mails, pour les informations importantes
- Réunions à distance, lorsque votre équipe est en télétravail
- Réseau social d’entreprise, pour faire passer des petites infos rapides au plus grand nombre
- Messagerie instantanée, pour communiquer au quotidien sur un projet ou un dossier en cours
- Soignez vos présentations publiques, tant sur le fond que sur la forme, à toutes les étapes :
- Avant, en préparant vos slides avec attention et en répétant pour vous sentir à l’aise avec leur contenu
- Pendant, en vous assurant que tout est OK d’un point de vue technique et en maîtrisant le rythme de votre présentation
- Après, en vous intéressant à ce que votre auditoire a retenu de la présentation et en répondant aux questions qu’elle a pu susciter
- Utilisez l’écoute active pour mieux comprendre ce que les membres de votre équipe ont à partager avec vous.
Avant de nous intéresser à votre rôle de manager au quotidien avec chacun de vos collaborateurs, testez vos connaissances avec le quiz dans le chapitre suivant !