La durée des réunions a plus que doublé au cours des 50 dernières années. Dans le monde du travail d’aujourd’hui, les managers passent jusqu’à 23 heures par semaine en réunion.
Nous avons tous connu des journées de réunions bookées de 9 à 12h et de 14h à 18h00, où on se sent inutiles pour une partie d’entre elles. Le pire c’est qu’à la fin de la journée, on a souvent l’impression d’avoir perdu son temps.
Et pourtant, bien organisées, les réunions peuvent présenter des avantages considérables. Les réunions efficaces favorisent la collaboration, la cohérence entre les équipes, l’innovation et la créativité. Elles contribuent à une culture positive au sein des équipes.
Pas évident tout ça… Mais il existe des techniques que vous pouvez mettre en place pour que vos futures réunions soient une vraie réussite.
Votre objectif : faire que vos réunions d’équipe soient conclusives.
Préparation
Il n’y a pas de secret, une bonne réunion se prépare. Les neuf questions qui suivent vous serviront de guide :
- Pourquoi la réunion est-elle nécessaire ?
- Puis-je obtenir ou communiquer l’information par un autre canal plus adapté ?
- Quel type de réunion est-ce ? Travail, projet, communication, one-on-one, suivi ?
- Qui est indispensable à la réunion ?
- Quand la réunion aura-t-elle lieu ?
- Combien de temps doit-elle durer ?
- Où se tiendra-t-elle ? (en présentiel ou à distance)
- Quel contenu dois-je préparer ?
- Comment faire en sorte que la réunion soit le plus interactive et inclusive possible ?
Évitez les réunions aux heures suivantes :
- après 17h, car nous sommes généralement moins efficaces ;
- le vendredi après-midi, car même si les participants sont plus détendus, l’approche du week-end risque de freiner la dynamique voulue, voire de stresser certaines personnes qui auront des actions à mettre en place dès le lundi…
Les 2 pics d’attention dans la journée sont vers 11 heures et vers 16 heures.
Enfin, notre capacité de concentration ne dépasse pas 45 minutes. Adaptez votre durée de réunion en conséquence ou, si vous avez besoin de 2 heures, prévoyez des mini-pauses ou des changements de sujet en conséquence.
Communication
Prochaine étape : la communication.
Avant toute réunion, je partage l’ordre du jour de cette dernière avec l’équipe.
Ensuite, je demande à tous ceux qui vont prendre la parole de préparer leur support de présentation.
Cela garantira la fluidité de la journée.
Animation
Lorsque la réunion commence, votre rôle passe de manager à animateur. Il vous incombe maintenant de vous assurer que chacun participe – et respecte les participations des autres. N’oubliez pas : une bonne réunion doit promouvoir une culture positive. En tant qu’animateur, il est de votre devoir d’assurer une bonne cohésion autour de la table et de tout faire pour que les objectifs de la réunion soient atteints.
Mais comment ? Voici quelques pistes :
- Prenez les rênes – la gestion de la réunion et du temps sont votre responsabilité ;
- Décidez ensuite collectivement qui sera en charge de prendre des notes pendant la réunion (cela ne doit pas être vous) ;
- Commencez par présenter l’ordre du jour ;
- Faites ensuite un tour de table afin que chacun puisse s’exprimer sur ce dernier ;
- Alternez entre discussions et présentations au gré des sujets abordés pendant la réunion ;
- Laissez parler chaque participant, sans les couper ;
- Assurez-vous que chaque sujet abordé donne lieu à une décision ;
- À la fin de la réunion, résumez succinctement les principaux points – et les décisions prises ;
- S’il s’agit d’une réunion régulière, rappelez aux gens la date de la prochaine réunion.
Vous êtes également le garant du déroulement de la réunion, du respect du timing et son coordinateur. Commencez la réunion en remettant à tous une copie imprimée de l’ordre du jour. C’est un bon moyen de s’assurer que les gens restent concentrés et impliqués et de respecter l’ordre du jour.
Définissez un plan d’action et rédigez un rapport
Nous venons de voir que la conclusion de la réunion est décisive : vous devez rappeler aux participants les différentes décisions prises lors de la réunion.
Le plan d’action de la réunion
Pour être encore plus efficace, je vous suggère d’élaborer un plan d’action qui répertorie chacune des actions majeures et structurelles issues de la réunion.
Ce plan d’action sera partagé avec tous les participants et mis à jour d’ici la prochaine réunion par les personnes en charge de tel ou tel élément.
Il se compose de 5 parties, dont 4 sont prédéfinies :
- L’intitulé de l’action
- Une description de l’action
- La personne responsable de l’action
- Un rappel de la date de la prochaine réunion ;
Et évidemment, l’état d’avancement au moment de la réunion d’équipe.
Je vous encourage à inclure systématiquement le suivi du plan d’action dans votre ordre du jour au début de la réunion, et à joindre le plan d’action à l’ordre du jour que vous envoyez par e-mail.
Définissez un plan d’action et rédigez un compte-rendu
| Le plan d’action du service | Description | Responsable | Objectifs / indicateurs de suivi / date de fin prévisionnelle | Statut |
Le compte-rendu de la réunion
Le compte-rendu de réunion devra indiquer :
- l’objet de la réunion ;
- la date de la réunion, l’heure de début et de fin de séance ;
- le nom et la fonction des personnes présentes, absentes et excusées ;
- le nom du rédacteur du compte-rendu ;
- les différents sujets évoqués en reprenant l’ordre du jour avec la synthèse des échanges et les décisions éventuellement prises ;
- la date, l’heure et le lieu de la prochaine réunion.
Une fois validé par vos soins, vous pourrez envoyer le compte-rendu à l’ensemble des participants.
Certains outils permettent d’automatiser le stockage centralisé des comptes-rendus et plan d’action, de les envoyer aux participants à la fin de la réunion et de centraliser le suivi des actions.
Définissez un rythme régulier de réunions
Les réunions d’équipe récurrentes sont importantes pour le suivi opérationnel, le partage des informations, la cohésion et la dynamique d’équipe.
Deux fréquences sont efficaces selon votre organisation et le nombre de personnes que vous managez :
- des réunions hebdomadaires ;
- des réunions bimensuelles.
Pour vos réunions les plus fréquentes, vous pouvez utiliser le format stand-up (réunion debout). Les stand-ups sont très populaires dans la gestion de projet agile ; ils permettent de faire le point rapidement et efficacement sur les projets en cours.
Le principe est simple : ni chaise ni table, les participants échangent en face à face, chacun leur tour, sans distinction de poste, de manière très informelle. Le tout en un temps limité de moins de 15 minutes. La prise de notes se fait sur un tableau blanc. Chaque participant fait part de ce qu’il a fait depuis le dernier stand-up, de ce qu’il prévoit d’accomplir avant le prochain stand-up et des obstacles auxquels il fait face ou de l’aide dont il a besoin.
Lorsque vous réfléchissez à la fréquence des réunions, assurez-vous également que votre équipe et vous avez suffisamment de temps pour préparer la prochaine réunion.
En début d’année, vous pouvez programmer toutes les réunions à venir dans les agendas de vos collaborateurs.
Vous pouvez compléter ces réunions récurrentes par 2 autres animations d’équipe :
- Organisez une journée de brainstorming sur un nouveau sujet en cours pour générer de nouvelles idées, une à deux fois par an. Le brainstorming offre à vos collaborateurs l’opportunité de partager avec l’équipe leurs idées, d’être considérés et de réfléchir à des solutions ensemble.
- Organisez une fois par an une activité de « team building » d’une journée. Le « team building » permet de créer un moment privilégié avec ses collègues autour d’activités ludiques et de développer un véritable esprit d’équipe.
Fini la réunionite !
Vous maîtrisez à présent l’art d’animer des réunions efficaces avec votre équipe.
Pour aller encore plus loin
Si vous avez déjà ressenti ces sentiments de gâchis, de manque de valeur ajoutée ou encore de démotivation, vous pourriez redonner du mordant à vos réunions grâce aux rôles délégués.
Mise au point par Alain Cardon, cette technique vise à rendre les réunions à la fois plus efficaces et moins longues, de manière à maintenir l’engagement des participants à un haut niveau et de favoriser l’ownership du groupe sur la réunion. Les différents rôles sont les suivants :
Le facilitateur ou l’animateur est le management de l’énergie de l’équipe lors des réunions, à l’image d’un chef d’orchestre qui conduit sa troupe. Il fait face au groupe pour attirer l’attention, est debout plutôt qu’assis, se sert de gestes pour attirer ou donner de l’attention, et se déplace pour donner un rythme approprié au travail en cours. Il s’assure également que chaque participant soit à sa juste place.
Le pousse-décision ou le greffier est le rôle qui permet de challenger le groupe pour atteindre une décision plus rapidement si la discussion s’embourbe. Il représente le caillou dans la chaussure qui interpelle le groupe par des phrases du type : « Nous changeons de sujet sans avoir pris de décision ! ou encore « Pourriez-vous reformuler ce qui vient d’être dit en décision? ». À la fin de la réunion, le pousse-décision envoie à une liste préétablie de destinataires concernés.
Le cadenceur cherche à guider l’équipe dans une meilleure gestion de son temps et dans le respect des plages de travail que l’équipe s’alloue. Une phrase typique qu’un cadenceur prononcerait serait : « Nous avons utilisé dix minutes sur les trente, il en reste vingt », puis plus tard « Nous avons utilisé quinze minutes, nous sommes à la mi-temps »
Dans une logique d’amélioration continue, la fonction de coach de réunion vise à formuler des pistes d’amélioration sur la façon dont la réunion s’est déroulée. Elle se focalise sur la qualité des relations et intervient à tout moment et en synthèse pour garantir la qualité de partage. Son outil de prédilection est le feed-back qui peut être centré sur le retour sur temps investi.
À vous de jouer
Depuis votre prise de poste de manager au sein de Farniente & Co, une jeune entreprise dans le secteur des loisirs de plein air, vous avez échangé individuellement avec les cinq membres de votre équipe : Ludovic et Erica, les deux chefs de produit, Charlie, le responsable de la plateforme e-commerce, Kiara, la chargée de communication et Basile, un alternant chef de produit junior.
Ces conversations vous ont menées à la conclusion qu’une réunion de suivi et de coordination serait utile pour lancer la semaine :
- Quand : chaque lundi matin à 11 heures.
- Qui : toute l’équipe.
- Où : la salle de réunion est disponible, mais l’entreprise étant adepte de l’hybridation, il est aussi possible de faire ces réunions à distance.
- Pourquoi : pour s’assurer que tout le monde est au clair sur ses objectifs pour les prochains jours.
Il est maintenant temps d’annoncer ce nouveau rendez-vous et d’expliquer comment les choses vont se dérouler.
Voici vos objectifs :
- Identifiez le type de réunion que vous souhaitez mettre en place
- Définissez un ordre du jour et le rôle de chaque participant
- Rédigez un e-mail d’information et d’invitation à la première édition, lundi prochain.
Vérifiez votre travail à l’aide de ce corrigé téléchargeable !
En résumé
- Préparez votre réunion avec votre équipe (objectifs, ordre du jour, format).
- Favorisez la prise de parole et la participation tout en donnant une direction claire et en respectant le temps imparti.
- Concrétisez les décisions prises dans un compte-rendu et un plan d’action.
- Programmez des réunions régulières pour assurer un suivi des projets et maintenir une dynamique de groupe.
Voyons ensemble comment être performant dans votre communication à l’écrit et à l’oral